Cílem tohoto dokumentu je shrnout informace o zásadách zpracování osobních údajů, kterými se naše škola řídí a které přijala v souladu s nařízením nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, které je účinné od 25. 5. 2018. Ujišťujeme vás, že s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy. Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků.

V souladu s GDPR zpracovává naše organizace osobní údaje dle následujících zásad

  1. Zákonnost, korektnost a transparentnost – zpracování osobních údajů provádíme v případě, že k tomu existuje legitimní důvod (např. zákonná povinnost).
  2. Účelovost – Osobní údaje jsou shromažďovány výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.
  3. Minimalizace údajů – zpracováváme jen takové množství údajů, které relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány.
  4. Přesnost – osobní údaje, které zpracováváme, odrážejí skutečný stav věcí
  5. Omezení uložení – osobní údaje neudržujeme po dobu delší, než máme legislativní důvod, popř. jiný legitimní důvod
  6. Integrita a důvěrnost – zavedli jsme technická i organizační opatření k ochraně osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněným poskytnutím. Škola má zavedený systém hlášení bezpečnostních incidentů.
Správce osobních údajů
Název: Základní škola Vladimíra Menšíka Ivančice, okres Brno-venkov
Adresa: Růžová 7, 664 91 Ivančice
Telefon: 546 451 584
E-mail zsvmivancice@seznam.cz
Datová schránka x5umtt2
Statutární zástupce Mgr. Lenka Vokurková, vokurkova.l@zsvm.cz

 

Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Jméno: BDO Advisory s.r.o.
Adresa: Karolinská 661/4, 186 00 Praha 8
Telefon: 731 609 403
E-mail gdpr@bdo.cz
Jméno pověřence: Ing. Petr Štětka

Pověřenec osobních údajů je jmenován ředitelem (zřizovatelem) školy a představuje konkrétní osobu zodpovědnou za plnění těchto úkolů:

  • poskytování informací a poradenství v oblasti GDPR
  • monitorování souladu se směrnicí školy a nařízením GDPR
  • vedení centrální evidence zpracování osobních údajů a její aktualizaci,
  • zajištění pravidelného testování, posuzování a hodnocení v
  • oblasti ochrany osobních údajů,
  • zajištění monitoringu legislativních změn,
  • spolupráce s dozorovým orgánem,
  • je kontaktním místem pro dozorový úřad,
  • je kontaktním místem pro subjekty údajů

Na pověřence se tedy můžete obracet ve všech záležitostech související se z pracováním osobních údajů

Jaké údaje o vás zpracováváme?

Mezi osobní údaje, které můžeme shromažďovat a zpracovávat, patří mimo jiné:

  • základní identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, katalogové číslo apod.)
  • kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa, datová schránka apod.)
  • informace, jejichž zpracování nám ukládá zákon (např. rozhodnutí o přijetí / nepřijetí žáka apod.)
  • informace potřebné k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku (např. IP adresa (síťový identifikátor), počtu přístupů při přístupu na webové stránky a do informačního systému EDOOKIT apod.).
  • informace pro zajištění funkčnosti systémů – soubory cookies viz odstavec Soubory cookies

Účel a zákonnost zpracování osobních údajů

Žák a jejího zákonný zástupce v době plnění školní docházky

Právní základ většiny našich zpracování tvoří zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů,            V případě, že prováníme jiné zpracování z jiného účelu než ze zákonem stanovených povinností nebo z oprávněného zájmu, jedná se o zpracování osobních údajů, ke kterému potřebujeme výslovný souhlas. Tento souhlas musí být výslovný, informovaný a svobodný a udělený subjektem údajů (žákem, resp. zákonným zástupcem, zaměstnancem školy). Jedná se mj. o zpracování fotografii a videí, či zpracování základních údajů pro účely hlášení mimoškolních akcí, výletů, výsledků soutěží, sportovních akcí, exkurzí. Takový souhlas je zcela dobrovolný a je možno ho odvolat, či využít další práva v souhlasu popsaná.

Zájemce o studium:

Osobní údaje požadované pro přijetí dítěte do vzdělávání, o jeho zákonném zástupci, bydlišti a další identifikační údaje požadujeme na základě zákonného důvodu. Pokud máme doručit informaci o přijetí/nepřijetí, jak to vyžaduje zákon č. 500/2004 Sb., o správním řízení (správní řád), ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů; zákon č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů,  potřebujeme znát tyto údaje.

Uchazeč o zaměstnání

Doručením žádosti o zaměstnání výhradně elektronické podobě na kontaktní e-mail školy dáváte škole souhlas se zpracováním těchto údajů pro vyřízení této žádost a její uchování po dobu max. 6 měsíců pro případný pozdější kontakt.

Osoba zapojená do projektů

Škola nabízí čerpání finančních prostředků v rámci projektů financovaných z fondů EU nebo MŠMT, krajských projektů atp. Při zapojení do těchto projektů dochází ke zpracování osobních údajů dle pokynů poskytovatele dotace pro prokázání plnění monitorovacích identifikátorů. Uchování těchto údajů se řídí parametry projektu.

Zaměstnanec školy

Osobní údaje o zaměstnancích školy jsou evidovány na základě zákonných povinností. Jiné než tyto údaje škola nezpracovává

Všechny osoby vstupující do budov školy

U vstupních dveří budovy jsou umístěny kamery. Tyto kamery jsou bez záznamu a slouží pro vizuální ověření osob před otevřením vstupních dveří. Přístup ke kamerám má vedení školy a pedagogičtí pracovníci školy.

Osobní údaje uchováváme po dobu stanovenou legislativními požadavky nebo v případě souhlasu po dobu docházky do školy s přesahem 10 let (fotky) nebo do jeho odvolání.

Všichni zaměstnanci s přístupem k osobním údajům jsou řádně proškoleni a jsou seznámeni s pravidly bezpečnosti a důvěrnosti při nakládání s osobními údaji.

Předávání informací třetím stranám

Předávání osobních údajů do zahraničí neprovádíme. Jsou ale instituce, které osobní data od školy přijímají. Předání osobních údajů se děje na základě legislativních nařízení (např. vedení školní matriky, evidence úrazů, povinná hlášením orgánům státní správy, pojišťovny, orgány finanční správy atp.) nebo v přiměřeném rozsahu vybraným dodavatelům služeb. S těmito dodavateli máme uzavřeny smluvní vztahy, které obsahují nezbytná pravidla pro nakládání s osobními údaji v rozsahu a parametrech vyžadovaných v nařízení GDPR v článku 28 Nařízení.

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo nás požádat o informaci, zda provádíme zpracování vašich osobních údajů. Pokud vaše údaje zpracováváme, máte právo na přístup k těmto osobním údajům a zejména k následujícím informacím:

  • účel zpracování;
  • kategorie zpracovávaných osobních údajů;
  • příjemci nebo kategorie příjemců, kterým budou osobní údaje zpřístupněny;
  • doba, po kterou budou osobní údaje uloženy.

Na vaši žádost vám poskytneme kopii zpracovávaných údajů ve vhodné formě po prokázání vaší totožnosti a vztahu k požadovaným osobním údajům a v případě, že nebudou dotčena práva a svoboda jiných osob. Na Vaši písemnou žádost odpovíme do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce.

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje jen na základě vašeho souhlasu (tj. bez jiného zákonného důvodu – telefonní číslo, e-mailová adresa), máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu se zpracováním vašich osobních údajů je možné kdykoliv, a to:

  • prostřednictvím informačního systému Edookit (doporučeno);
  • písemně formou dopisu zaslaného na naši doručovací adresu.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování údajů prováděného do doby odvolání souhlasu se zpracováním.

Právo na opravu

Máte právo požadovat bezodkladnou nápravu, tj. opravu nepřesných údajů a/nebo doplnění neúplných údajů, které evidujeme o Vás nebo o Vašem dítěti.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů nebo osobních údajů Vašeho dítěte.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

V souladu s nařízením GDPR ctíme Vaše právo na výmaz v případě, že pomine legitimní důvod sběru osobních údajů a tyto již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány;

  • odvolali souhlas se zpracováním;
  • vznesli námitky proti zpracování osobních údajů osobních údajů;
  • osobní údaje byly zpracovávány protiprávně, máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje smazali.

Pokud neexistují zákonné důvody pro odmítnutí vymazání, jsme povinni vaší žádosti vyhovět.

Právo na omezení zpracování

Informujeme Vás o právu pro o omezení zpracování osobních údajů o Vás nebo Vašem dítěti. Označené osobní údaje budeme dále ukládat, ale nesmíme (až na výjimky) dále zpracovat. Ve kterých případech můžete tohoto práva využít?

  • Pokud popíráte přesnost svých osobních údajů;
  • Pokud je zpracování protiprávní a vy namísto výmazu žádáte o omezení zpracování osobních údajů;
  • Pokud již vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon či obhajobu právních nároků;

Na Vaši písemnou žádost odpovíme do 1 měsíce s možností prodloužení o další 2 měsíce.

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo na získání vašich osobních údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci osobních údajů.

Jak můžete svá práva uplatnit?

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji můžete uplatnit prostřednictvím našich kontaktních údajů na webu školy. Veškeré informace a úkony vám budou poskytnuty bez zbytečného odkladu nebo prostřednictvím systému Edookit.

Máte rovněž právo podat stížnost na naší organizaci, kterou budete řešit v součinnosti s naši pověřencem pro ochranu osobních údajů nebo u dozorového úřadu, tj. Úřad pro ochranu osobních údajů (http://www.uoou.cz), Pplk. Sochora 27170 00 Praha 7

Soubory cookies 

Cookies jsou textové soubory ukládané do počítače nebo jiného elektronického zařízení každého návštěvníka. Naše škola nevyužívá cookies shromažďují osobní údaje. Funkcionalita cookie je ale nutná pro funkci informačních systému přes webové rozhraní. Používání souborů cookies můžete odmítnout volbou v příslušném nastavení v internetovém prohlížeči.

Verze dokumentu: 1
Datum účinnosti: 25. 5. 2018
Mgr. Lenka Vokurková, ředitelka školy

Celý text je ke stažení zde.